Documentos à distância de um clique!

Actualmente as empresas valorizam muito a Gestão Documental por forma a manterem vantagens sobre os seus concorrentes directos e também indirectos.

Nesse sentido, a utilização de um Sistema de Gestão Documental e Workflow que funcione como um conjunto de funcionalidades essenciais, das quais se podem destacar as seguintes, é decisivo nos nossos dias:

1. Arquivo dos documentos organizados em pastas;
2. Circulação de documentos;
3. Geração de documentos a partir de modelos (faxes, cartas, etc.);
4. Gestão de perfis, utilizadores, grupos e permissões;
5. Gestão de fluxos documentais;
6. Gestão de e-mails;
7. Motor de busca;
8. Workflow.

O iPortalDoc é um serviço de Gestão Documental e Workflow criado para empresas e instituições. É intuitivo e, por isso, de fácil aprendizagem.

O serviço iPortalDoc possui as seguintes características fundamentais:

• Fácil utilização;
• Formação reduzida;
• Redução de paperware e controlo de processos;
• Segurança;
• Solução acessível.

Nos dois links abaixo indicados pode-se ficar a conhecer melhor esta solução para as empresas:

- iPortalDoc; iPortalMais

O Semanário Expresso publicou também um artigo sobre o iPortalDoc. Leia mais...

Eis mais um tema interessante no domínio da comunicação empresarial: Gestão Documental e Workflow.

Balanced Scorecard Integrado

A AEP promoveu e organizou um Seminário sobre o Balanced Scorecard (BSC) que é uma ferramenta de implementação estratégica fundamental.

O Arquitecto Teles Fernandes, administrador da Gestão Total, na sua intervenção falou do Modelo dos Alinhamentos e Paradoxos (MAP), um modelo de Análise e Formulação de Estratégias de Negócio que incide sobre todas as variáveis estratégicas que conduzem ao sucesso dos mesmos negócios.

Também em representação da Gestão Total, o Engº Manuel Capote abordou o tema "Benchmarking e Sistemas de Gestão".

Outro tema interessante apresentado pelos oradores já referidos centrou-se na apresentação do Método de Trabalho do Quick Strategic Plan (QSP).

Sugiro a visita ao site da Gestão Total sítio onde podem ser consultados Casos de Estudos e Artigos Temáticos de interesse no âmbito da Gestão Estratégica das Organizações.

Melhores redes permitem...

Segundo RON CONDON (World Business, Maio-Junho-Julho, 2007) "as redes ágeis e rápidas a moverem-se tornam as empresas firmes. Mas gestores e tecnologias de informação precisam de falar a mesma linguagem para a maioria das oportunidades se concretizar".

Ainda de acordo com o que RON CONDON escreveu "muitas empresas estão ainda ensombradas por sistemas incompatíveis, muitas vezes resultantes da herança de despesas locais descontroladas".

A melhoria das redes, por exemplo, na opinião de RON CONDON permite às empresas:

1. Centros de dados consolidados. Por isso corta custos;
2. Reduzir a impressão de cópias através da videoconferência e do trabalho em casa;
3. Planificar para o caso de ocorrerem acidentes. As pessoas podem trabalhar a partir de casa se o escritório estiver inacessível;
4. Cooperar de forma mais eficiente.

Nas quatro páginas da World Business (40-43), da edição referida anteriormente (edição impressa), pode encontrar o desenvolvimento destas e de outras questões.

World Business

protocolo.com.pt

Criado e editado em parceria por Cristina Fernandes e Susana Casanova, surgiu recentemente o blog protocolo.com.pt, espaço que visa a partilha de informação sobre protocolo, cerimonial, imagem e comunicação.

O blog possui já vários artigos de interesse para consulta e para comentar e um directório com informações curriculares de Cristina Fernandes e Susana Casanova, testemunhos, notícias de âmbito nacional e internacional, informações sobre exposições, links úteis e legislação.

Entrada

Etiqueta da Caixa Geral de Depósitos

No âmbito da minha pesquisa de conteúdos sobre Protocolo Empresarial, identifiquei um artigo publicado no Semanário Expresso, no dia 4 de Junho de 2005.
O artigo "Etiqueta da Caixa" destaca as boas maneiras dos trabalhadores da Caixa Geral de Depósitos (CGD) que, segundo o artigo de Rosa Pedroso Lima, aprendem a comer, a vestir-se bem e são avaliados.
Algumas das boas maneiras referidas no artigo, no que concerne à utilização de telemóveis, passa por "poder telefonar-se fora de horas para um telemóvel" e "não levar o telemóvel ligado para cerimónias".
Rosa Pedroso Lima escreve que "as mulheres com maquilhagem ganham mais 13% a 15% do que as que não usam" e que devem "usar no máximo dois anéis", "não andar sem collants" e devem "evitar sandálias".
Por outro lado, o "Código Geral de Decência" inclui algumas regras, que os homens da CGD devem respeitar: "as gravatas não devem ser de poliester, devem chegar ao cós das calças, as meias devem ser da mesma cor das calças ou dos sapatos, ao andar não devem ser vistas e devem ser suficientemente compridas para não se verem as pernas sentado".
O documento anteriormente referido, segundo o artigo citado, dá outras dicas acerca do modo como os trabalhadores devem utilizar o telemóvel, comer à mesa, respeitar as regras de precedências nas entradas e saídas e até mesmo a forma de pôr uma mesa e distribuir os convidados de acordo com o "modelo inglês".

Trabalho Móvel / Molduras Digitais

A connect (edição nº99, Abril 07) faz referência às soluções empresariais móveis, soluções que "permitem aumentar a eficiência, os lucros e a motivação dos colaboradores". Segundo a mesma fonte, "os gestores das empresas portuguesas não estão sensibilizados para todas as vantagens da mobilidade".

Alguns dados sobre a mobilidade estão publicados na referida edição:

• Quase 60% das chamadas de telemóveis ocorrem dentro das empresas (Avaya 05);
• Cerca de 40% das mensagens de trabalho são recebidas demasiado tarde; um terço das oportunidades de negócio perde-se porque as pessoas não estão conectáveis (Avaya 05);
• Em 2007, o encorajamento das práticas de colaboração entre os funcionários será uma das prioridades dos gestores das empresas (Gartner).

Uma realidade na vida das pessoas mas também das empresas são as "imagens mágicas". Também a connect fala que "as fotografias digitais estão cada vez mais presentes nas nossas vidas, ao mesmo tempo que as fotos impressas tendem a desaparecer". Portanto, o que está para crescer é o mercado das molduras digitais. Trata-se de um produto "elegante e decorativo" que dá dinâmica à moldura, produto que sempre foi um objecto passivo. As molduras digitais são ecrãs de cristais líquidos, com diagonais reduzidas que reproduzem imagens digitais. Não só as pessoas em casa como também as empresas já utilizam este novo conceito de moldura. Por exemplo, a Eticadata, empresa de software, onde acompanho (tutoria) dois estagiários licenciados, possui quadros digitais nas suas instalações através dos quais, de uma forma dinâmica, se podem observar vídeos digitais da empresa.

Crises no e-World

Este ano as Edições Sílabo lançaram entre outros, o livro "CRISES de ameaças a oportunidades - Gestão Estratégica de Comunicação de Crises".

Os autores António Mendes, Francisco Pereira, Miguel Cunha, José Soares, Ricardo Santos, Ivo Pimentel e Henrique Melo estruturaram a obra em duas grandes partes: A primeira parte onde apresentam uma visão sobre a Gestão da Comunicação de Crises e a segunda com aplicações práticas onde são apresentados quatro casos práticos.

Do ponto de vista da minha investigação o capítulo sete cujo título é "Crises no e-World", da autoria de Ricardo Santos, parece-me que está muito bem conseguido, uma vez que trata pormenorizadamente do tema "Relações Públicas na web" e das "crises on-line".

Síntese do livro

Índice do livro em PDF

Imagem: silabo.pt

Cartão de Visita Digital

Oferecer um CD-Card (Cartão de Visita Digital) é uma forma inovadora de se apresentar.
Para as organizações e particulares possuidores de um site ou de um blog, através do CD-Card não só se podem oferecer os contactos (nome, morada, telefone, fax, telemóvel, e-mail) como aproveitar as potencialidades da capacidade de armazenamento de informação do CD- Card.
Nesse sentido, pode-se gravar no CD-Card o tipo de ficheiros que as organizações ou particulares desejarem partilhar, ou inclusivamente um ficheiro executável. Assim, ao meter o CD na drive o CD pode correr automaticamente e abrir logo a aplicação. Por exemplo, pode-se gravar uma aplicação que permita uma ligação directa à morada (site ou blog) da organização ou do particular na internet.

Como exemplo, passo a apresentar o meu CD-Card do tamanho de um cartão de visita tradicional.

Capacidade: 50 MB