Crises no e-World

Este ano as Edições Sílabo lançaram entre outros, o livro "CRISES de ameaças a oportunidades - Gestão Estratégica de Comunicação de Crises".

Os autores António Mendes, Francisco Pereira, Miguel Cunha, José Soares, Ricardo Santos, Ivo Pimentel e Henrique Melo estruturaram a obra em duas grandes partes: A primeira parte onde apresentam uma visão sobre a Gestão da Comunicação de Crises e a segunda com aplicações práticas onde são apresentados quatro casos práticos.

Do ponto de vista da minha investigação o capítulo sete cujo título é "Crises no e-World", da autoria de Ricardo Santos, parece-me que está muito bem conseguido, uma vez que trata pormenorizadamente do tema "Relações Públicas na web" e das "crises on-line".

Síntese do livro

Índice do livro em PDF

Imagem: silabo.pt

Cartão de Visita Digital

Oferecer um CD-Card (Cartão de Visita Digital) é uma forma inovadora de se apresentar.
Para as organizações e particulares possuidores de um site ou de um blog, através do CD-Card não só se podem oferecer os contactos (nome, morada, telefone, fax, telemóvel, e-mail) como aproveitar as potencialidades da capacidade de armazenamento de informação do CD- Card.
Nesse sentido, pode-se gravar no CD-Card o tipo de ficheiros que as organizações ou particulares desejarem partilhar, ou inclusivamente um ficheiro executável. Assim, ao meter o CD na drive o CD pode correr automaticamente e abrir logo a aplicação. Por exemplo, pode-se gravar uma aplicação que permita uma ligação directa à morada (site ou blog) da organização ou do particular na internet.

Como exemplo, passo a apresentar o meu CD-Card do tamanho de um cartão de visita tradicional.

Capacidade: 50 MB

Spirituc e APCE estudam a Comunicação Interna

Mª João Vieira Pinto publicou um artigo na revista Marketeer (nº 123, Outubro 2006) sobre as conclusões de um estudo realizado pela Spirituc, empresa de consultoria, e pela APCE - Associação Portuguesa de Comunicação de Empresa, sobre o estado em que se encontra o mercado empresarial, no que concerne à comunicação interna.

"Os resultados, esses deixam muito a desejar", escreve Mª João Vieira Pinto, na sequência dos resultados do referido estudo. Aliás, a autora do artigo escolheu o seguinte título para o texto publicado: "A Comunicação Interna Existe?"

Se se estabelecer um termo de comparação entre a comunicação interna e a comunicação externa das empresas, o resultado pode ser o seguinte:

Comunicação Interna

• Não tem departamento próprio;
• Sem budget;
• Muitas metodologias e pouca teoria;
• Outputs sem avaliação;
• Proliferação de funções;
• Baixa fluidez de comunicação.

Comunicação Externa

• Departamento visto como prioritário;
• Budget indexado ao volume de negócios da empresa;
• Forte avaliação de todas as acções;
• Hierarquização de funções.

Este estudo foi realizado via e-mail e respondido online por 70 empresas portuguesas, com mais de 250 trabalhadores, e empresas de serviços com mais de 100 trabalhadores.

net-protocolo

A Just Leader, na edição de Outubro de 2006, publicou um texto sobre a etiqueta nas reuniões virtuais, que têm tendência para crescer nas organizações.

Nesse sentido a publicação aconselha que sejam utilizadas algumas regras para um "net-protocolo":

1. Não escrever em maiúsculas em softwares de conversação, como o Windows Live Messenger ou o Skype;
2. Não enviar ficheiros em anexo demasiadamente pesados;
3. Em videoconferência deve-se manter a postura correcta e evitar ruídos (telefones, música, movimento de papéis);
4. Numa videoconferência devemo-nos preocupar com o vestuário, tal como o fazemos numa reunião normal;
5. Deve-se procurar não sair do ângulo de visão da câmara de filmar.
   

Uso correcto do Telemóvel

O site lançado esta semana pela revista portugalprotocolo possui uma página dedicada à comunicação.

Em portugalprotocolo.com há informação sobre os cartões de visita, convites, relações públicas, mas o que me desportou mais curiosidade no âmbito do meu trabalho de investigação foram as informações que o site disponibiliza sobre o uso correcto do telefone e do telemóvel.

No caso particular do telemóvel, por exemplo, "numa refeição, em casa ou num restaurante não se coloca o telemóvel em cima da mesa nem mesmo se estiver desligado".

Para saber mais, fica aqui a sugestão para uma visita virtual à portugalprotocolo.

O Teletrabalho na realidade laboral

É a Casa Digital, que na sua edição nº 17 (Setembro 06), chama a atenção para o facto de hoje podermos trabalhar onde quisermos.

A publicação refere que "há já muito que existem pessoas a trabalhar para empresas a partir de casa, mas só com o desenvolvimento das novas tecnologias o sistema de teletrabalho passou a ter alguma relevância na realidade laboral".

Como vantagem do teletrabalho é apontada "a liberdade oferecida pela isenção de horários" e, nesse sentido "é, para alguns profissionais, altamente apelativo".

A Casa Digital evidencia que "os escritórios domésticos podem ter até melhores condições do que algumas empresas, uma vez que se trata de um local criado à medida do trabalhador".

Para que o trabalhador possa desempenhar a sua função na empresa, a partir de sua casa, são necessários alguns equipamentos: placas de acesso à internet portátil, dispositivos GPS e PDA's.

Em relação aos PDA's, a sua utilização é muito relevante uma vez que, "por vezes, podem quase substituir um portátil e muitos trazem telemóvel incluído".

Vale a pena ler o artigo de 8 páginas (14-21) para saber mais acerca do teletrabalho, sistema que permite ao trabalhador que utiliza as Novas Tecnologias de Informação e Comunicação estar sempre ligado ao mundo.

Escritório no Bolso

Na edição nº 74 do Courrier Internacional, o tema em destaque é a "Nova" Internet, uma geração de «sites» interactivos que está a revolucionar o ciberespaço e a dar mais poder aos cidadãos, refere o jornal.

No âmbito de um longo dossier, sob o título WEB 2.0, publicado entre as páginas 8 e 13, é publicado um artigo particular sobre o "Escritório no Bolso" que chama a atenção para o facto da relação com o trabalho estar a ser revista e melhorada.

São publicados neste artigo excertos da AERA (Tóquio) da autoria de Hiroki Uchiyama e Hideo Sato. Os autores dizem "ir trabalhar para uma estância termal, transferir o escritório para Itália durante um mês... a Internet permite aos japoneses e a muitos outros mudar a sua forma de encarar o emprego e compatibilizá-lo com os prazeres da vida."

Sakatoku, um executivo, citado por Hiroki Uchiyama e Hideo Sato afirma que "ao mudarmos de ambiente e estando concentrados, a nossa eficácia aumenta de forma surpreendente. Aqui, não somos interrompidos pelo telefone ou por outras tarefas."

No artigo é apresentado um exemplo ilustrativo:

"A Kayac, empresa de Kamakura, a sul de Tóquio, introduziu o conceito de «escritório no estrangeiro» que consiste em transferir temporariamente o local de trabalho para fora do país. Em Maio, alugou instalações em Florença por um mês e enviou para lá dois terços do seu pessoal, suportando as despesas. Os dias de descanso eram aproveitados para fazer turismo."

Em síntese, é possível aproveitar a utilização das TIC em proveito do trabalho e dos prazeres da vida.

APEP com nova imagem

A APEP - Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo, efectuou recentemente uma mudança na sua imagem.

Foi já divulgada uma Brochura da associação com o novo logotipo: um logotipo sóbrio e elegante, onde predomina o vermelho, verde e amarelo.



Para breve está o lançamento de um outro folheto sobre actividades da Associação.

Tecnologia permite poupar tempo ao agendar reuniões

Foi lançada, em Portugal, uma nova revista na área de informática: a "ZENTECH, a tecnologia ao seu serviço".

Na edição nº 0, chamou-me a atenção um artigo publicado sobre o tema em destaque no título deste post. Na revista lê-se o título "Estratégias para poupar tempo ao agendar reuniões".

A ZENTECH destaca o facto de por e-mail, o organizador de uma reunião poder enviar uma mensagem sugerindo uma reunião e dar algumas alternativas de horários, solicitando a todos os destinatários que respondam e indiquem qual o horário mais adequado. Se todos responderem e se houver uma alternativa comum a todos, então esta forma de contacto mostrar-se-á eficaz.

Por outro lado, a ZENTECH alerta que os utilizadores do Office Business Edition 2003 (Edição PME) e do Small Business Server 2003, têm outras opções para agendar reuniões de forma ainda mais eficaz, uma vez que podem visualizar vários calendários das pessoas que fazem parte da sua equipa de trabalho e também têm acesso a uma área de trabalho de reunião. No entanto, para esta última opção será sempre necessário utilizar o Windows SharePoint Services em execução no Microsoft Small Business Server 2003.

Palmtops geram mais produtividade

Fernando Franco e Óscar Martins (Connect, Maio 06) afirmam que "os palmtops são ferramentas bastante interessantes". Contudo, consideram que "muitos utilizadores não os sabem aproveitar" porque não tiram partido das suas potencialidades.

Os Palmtops baseados na Plataforma Pocket PC disponibilizam, entre outros, os seguintes programas:

• TextMaker - O Processador de Texto;
• PlanMaker - O Programa de Folha de Cálculo;
• Pocket Informant 2005 - O Programa semelhante ao Outlook;
• PocketPlan 3.0 - Programa compatível com o Microsoft Project.

Apesar da diversidade de programas ser relevante, "os utilizadores mais exigentes acabam por se ver obrigados a instalar no seu PDA software adicional".

Em conclusão, Fernando Franco e Óscar Martins referem que os Palmtops são verdadeiras "ferramentas de produtividade". Por um lado, "apresentam capacidades em termos de comunicação, multimédia e produtividade". Por outro, "os utilizadores que pretendem aumentar as potencialidades dos seus PDA's têm disponíveis programas na área da produtividade, organização pessoal, gestão do sistema, etc."

E-mail falado

Um artigo publicado no jornal "informática Passo-a-passo", na edição nº 8, de Junho/Julho de 2006, sob o título "Mande mensagens de voz por e-mail" destaca o facto de haver a possibilidade, nos nossos dias, de enviar um e-mail falado, tipo voice-mail, em vez de ser por escrito.

Para o efeito, basta instalar um programa que permite enviar e-mails com voz a partir do Outlook Express, Microsoft Outlook, Mozzila Thunderbird, Eudora, etc.

Por outro lado, é necessário possuir um microfone e colunas instaladas no computador.

O destinatário de mensagens com voz precisa somente de ter colunas.

O programa necessário para o uso de e-mails falados denomina-se "Voice Mail Compressor". É um programa freeware.

mais ...

Biblioteca especializada da APEP

A APEP (Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo) vai criar uma biblioteca especializada em cerimonial e protocolo que estará disponível para todos os estudiosos deste domínio. E o primeiro passo para concretizar este objectivo já foi dado!

A Biblioteca da APEP, espaço que vai receber um espólio de livros oferecidos pela Dr. Isabel Amaral, situar-se-á nas instalações da Biblioteca Genealógica de Lisboa - que abre as suas portas no próximo sábado dia 3 de Junho.

Tecnologia de Voz sobre IP

No Suplemento sobre Tecnologias de Informação, a Exame (Maio de 2006), faz referência na página 33, ao "preço da chuva" da tecnologia de voz sobre IP.

De acordo com o texto publicado no referido suplemento, "para as PME a voz sobre IP representa, de facto, uma nova fase de telecomunicações a baixo custo".

Por exemplo, os argumentos de venda da empresa Netcall, empresa que comercializa este serviço, "assentam na redução significativa dos custos para negócios com escritórios e armazéns em diferentes localidades, e mais ainda no caso das empresas que realizam com frequência chamadas internacionais".

Mais, "a tecnologia VoIP utilizada pela Netcall é uma alternativa à rede tradicional de telecomunicações telefónicas. Permite às empresas com ligação à internet em banda larga fazerem e receberem chamadas telefónicas através da infraestrutura existente. Dispensa mesmo a utilização de um telefone fixo através do chamado softphone, um software desenvolvido pela Netcall e que simula no computador todas as operações de um telefone real".

Netiquette, de Virginia Shea

SHEA, V. (1997), Netiquette. Albion Boorks.
Eis um livro interessante sobre etiqueta na internet.
Está disponível em papel para aquisição e também está disponível (na íntegra) on-line para consulta.

Ver Indice

Informações da autora: Virginia Shea

Investimento nas TIC

Magali Tarouca, num artigo publicado na BIT, afirma que "apesar de ainda se encontrar muito atrás dos países europeus mais desenvolvidos, Portugal investe cada vez mais nas tecnologias de informação".

De acordo com um estudo recente realizado pela IDC, até 2009 Portugal irá crescer acima da média europeia, ou seja, 7,8 %, quando para a Europa se prevê um crescimento de 5,8%.
Segundo outro estudo realizado pelo INE, 91% das empresas com 10 ou mais trabalhadores utilizam PC's e 82% têm e-mail e acesso à Internet.

Inovação Tecnológica

Rui Moura (1997), num artigo publicado na Revista Dirigir, escreve sobre as qualificações, competências e culturas organizacionais.
Começa por falar de culturas organizacionais e estratégias empresariais, depois debruça-se sobre as configurações estruturais e faz uma abordagem ao trabalho e às culturas organizacionais face à modernização. No final debruça-se sobre a inovação tecnológica, e neste capítulo, Rui Moura afirma que "o paradigma das tecnologias de informação exige uma nova sociedade do saber, assente em qualificações, institui a democratização da informação (no sentido em que tende à horizontalidade e está disponível) e provoca o colapso do tempo de recepção da informação(Naisbitt, 1984)."
Segundo o autor, esta realidade remete-nos para a "descentralização e a cooperação auto-regulada, assente numa organização qualificante policentrada tendente à concretização de uma organização do saber."
Assim, "as inovações tecnológicas contribuem decisivamente para alterações significativas nas formas de produzir das empresas."

Dirigir

"A etiqueta só vigora se o chefe for uma mulher"

Esta é a opinião de Isabel Amaral, especialista em protocolo, divulgada num artigo publicado recentemente na revista Exame Executiva.

Isabel Amaral foi assessora de Cavaco Silva, então primeiro-ministro e é actualmente coordenadora do curso de pós-graduação em Imagem, Protocolo e Organização de Eventos, no ISLA. É autora dos livros "Imagem e Sucesso" e "Imagem e Internacionalização", das edições Verbo.

Na sua opinião, "no Estado ou nas empresas as regras protocolares destinam-se a afirmar e a encenar o poder constituído."

Por outro lado, "sobre a cortesia prevalece a hierarquia. É o chefe quem mais ordena" e "a etiqueta só vigora se o chefe for uma mulher."

Isabel Amaral refere que em actos oficiais ou eventos empresariais quem ocupa o melhor lugar "é sempre quem tem mais poder, quem é mais importante, independentemente do sexo ou da idade" e quem tem o poder nos cumprimentos é também quem manda. Portanto, "sobre a cortesia, prevalece, sempre, a hierarquia. É o chefe, o patrão, o presidente quem mais ordena."

Por isso, conclui que "a única forma que há para que as normas do protocolo não contrariem as tradicionais regras de cortesia - e que a mulher não perca, nesta matéria, os direitos ou as prerrogativas que tradicionalmente detinha - é conseguir que chefe, patrão, presidente sejam, todos, do sexo feminino."

Comportamento ao telemóvel

A revista "Just Leader" publica na área de Protocolo as regras de utilização correcta do telemóvel.

Segundo a JL, "o telemóvel tornou-se, na última década, numa ferramenta cada vez mais indispensável no dia-a-dia de um executivo. Mas, como tudo, também tem regras de utilização."

As principais regras referidas pela JL são:

• Não utilizar o telemóvel para chamadas particulares;
• Desligar o telemóvel ou retirar o som durante as reuniões;
• Se for urgente, deve-se pedir desculpa e atender noutro local, tal como durante um almoço ou jantar;
• Deve-se responder a todos os clientes, mesmo aqueles de quem não se gosta;
• É melhor contactar alguém através da rede fixa, se ela estiver disponível e o destinatário tiver nº de rede fixa, do que através de telemóvel;
• Nunca deixar o outro "pendurado" se não for de extrema importância;
• Não ligar para o nº pessoal de alguém se tiver chegado a esse número através de uma terceira pessoa, a não ser que seja de extrema importância.

Prós e Contras do Teletrabalho

Trabalhar em casa não é para qualquer pessoa. É indispensável reunir alguns requisitos como uma forte capacidade de se ajustar ao factor isolamento, de se auto-supervisionar, de gerir o tempo disponível e de adaptação ao uso das Novas Tecnologias de Informação e Comunicação.

Vantagens:

• Diminuição do stress;
• Gestão do tempo;
• Disponibilidade para a família;
• Autocontrolo sobre o ritmo de trabalho;
• Ser o seu próprio chefe.

Desvantagens:

• Ausência de colegas;
• Isolamento;
• Dificuldade de separar a vida profissional da pessoal;
• Dificuldade de adaptação novamente a um emprego fora de casa.

Fonte: LIMA, Susana, Ed.

A VoIP

Inês Marujo, num artigo publicado na revista Ed. Pessoas, Ideias e Negócios refere que "as redes fixas e as operadoras de telemóveis, tal como as conhecemos hoje em dia, podem ter os dias contados. A VoIP veio para ficar e está a revolucionar o mercado das telecomunicações. Aliás, espera-se que em 2009 represente já 2% do total das comunicações."

No artigo, a autora define a voz sobre IP (VoIP) como "a tecnologia através da qual a informação de voz é digitalizada e transmitida utilizando a infra-estrutura da internet(protocolo IP)."

São apresentados vários softwares que permitem ao utilizador realizar comunicações usando este serviço. O destaque vai entretanto para o Skype, que já verificou que "30% dos seus 61 milhões de utilizadores registados utiliza o seu serviço nas chamadas de trabalho."

Enterprise Communication

Num artigo publicado na Revista Portuguesa de Marketing, Nuno Melo Silva, Responsável de Comunicação do Credit Lyonnais Portugal e docente no IAPM, analisa o conceito de comunicação fazendo uma reorganização temática em torno da comunicação interna na empresa, tendo chegado às seguintes conclusões:

"O grande desafio da empresa moderna consiste em mudar mentalidades por forma a enfrentar com sucesso o fenómeno de mudança generalizada";

"Comunicar tornou-se vital para a empresa: A gestão necessita da comunicação para transformar a mudança em oportunidades";

"A comunicação, para ser eficaz, deve (e tem que) ser profunda, abrangente, coerente, adaptada, forte, inteligente e original";

"...vai haver um reforço do discurso institucional, da comunicação interna e das formas de comunicação directas. A diferenciação será estabelecida com base na política de imagem";

Segundo o autor, o objectivo último da comunicação empresarial é "construir capital de confiança e capital económico-financeiro".

O artigo está publicado na íntegra na edição nº4, ano 1, da RPM.

A atitude como linha de acção do Endomarketing

O Caso do Hospital Geral de Santo António (Porto, Portugal)

Resumo de um Estudo de Caso apresentado no âmbito da Dissertação de Mestrado em Administração Pública, de Carla Magalhães.

"Este estudo propõe que o Endomarketing, através da sua linha de acção da atitude, pode contribuir para a expansão de um serviço orientado para o paciente, por parte dos funcionários do Hospital Geral de Santo antónio (HGSA). Logo, essa teoria foi analisada sob o ponto de vista do seu criador (Saul Faingaus Bekin) e sob a sua importância no HGSA. Os dados obtidos mediante uma pesquisa bibliográfica e documental, e por intermédio da aplicação de um questionário a funcionários da instituição analisada, mostram que, no HGSA, já existe alguma consciência em torno da pertinência de um serviço orientado para o paciente, porém essa consciência deve ser mais efetiva, a qual pode ser implantada pelo Endomarketing. Foi ainda detectada uma grande falha ao nível da comunicação interna da instituição, o que também torna pertinente a aplicação de uma estratégia de Endomarketing." - Carla Magalhães.

Num artigo publicado na Revista Portuguesa e Brasileira de Gestão, Volume 4, Nº 3, de Julho/Setembro de 2005, pode-se ler informação mais pormenorizada sobre este interessante estudo.